Protection des renseignements personnels

Protection des renseignements personnels (consommateur)

Politiques internes et personne responsable

La politique vise à informer le consommateur sur les mesures que prend le cabinet à l’égard de la gestion des renseignements personnels de ses clients (potentiels et réels).

Une politique à l’intention des employés a été mise en place afin de sensibiliser ceux-ci, dont les courtiers d’assurance, aux bonnes pratiques à adopter dans le cadre des activités professionnelles pour le cabinet.

Le cabinet a nommé Jessica Blanchard-Dufour, Directrice Générale, à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels du cabinet.

Collecte et usage du renseignement

Les employés du cabinet ne collectent que les renseignements nécessaires à l’obtention d’une soumission d’assurance et à la gestion du dossier d’assurance.

Les renseignements peuvent être partagés à l’interne (au sein du cabinet) et à l’externe (assureurs et grossistes) pour obtenir des soumissions d’assurance et pour gérer les dossiers d’assurance.

Un consentement à la collecte et à l’usage des renseignements est obtenu par les courtiers au moment de la collecte de ceux-ci.

Confidentialité et non divulgation du renseignement

Les employés du cabinet ont signé une entente de confidentialité et de non-divulgation des renseignements personnels et sensibles concernant entre autres les clients du cabinet. Ils sont tenus par cette entente d’utiliser les renseignements auxquels ils ont accès que dans le cadre des activités professionnelles du cabinet, conformément aux exigences législatives, règlementaires et déontologiques, et que pour l’usage pour lesquels ils ont été recueillis.

Aussi, les employés sont tenus de protéger l’intégrité des renseignements auxquels ils ont accès et d’en assurer la confidentialité. Ils ne doivent pas divulguer ces renseignements à moins d’y être expressément autorisé par leur gestionnaire ou d’y être contraint par l’application d’une loi.

Mode communication

Le cabinet utilise le service de messagerie Outlook pour communiquer avec sa clientèle (réelle et potentielle). Il ne peut assurer la pleine sécurité de ce moyen de communication. Dans ce contexte, lorsque le consommateur souhaite privilégier ce moyen de communication, il consent aux risques qui peuvent en découler. L’option de communication par courrier est disponible.

Conservation et destruction du renseignement

Le cabinet conserve les dossiers clients conformément aux exigences législatives et réglementaires, notamment de manière à en favoriser la sécurité et ce, pour la période déterminée par la loi et la réglementation en vigueur.

Dans le cas où des renseignements personnels devaient être détruit, le cabinet utilise des déchiqueteuses à même ses locaux ou il fait appel à une firme externe spécialisée dans le déchiquetage.

Plaintes

Dans le cadre d’un différend ou d’une plainte à l’égard de la protection des renseignements personnels, le consommateur ou le client, est invité à consulter la politique de traitement des différends et des plaintes du cabinet.

La politique est disponible sur le site Internet du cabinet ou sur demande :

Par courriel : info@groupelodix.com

Par téléphone : 514-360-0667

Références d’intérêts

·       Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

·       Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25

·       Loi sur la distribution des produits et services financiers, articles 30, 89, 91 et 113

·       Code de déontologie des représentants en assurance de dommages, articles 23 et 24

Date d’entrée en vigueur de la politique : 2022-05-26 / Révisée 2023-07-03